Wer kennt das nicht: Im eigenen Unternehmen existieren zahlreiche offene Fragen, aber auch mindestens genauso viele Antworten und Ideen zu den unterschiedlichsten Themen. Nur leider bietet der Arbeitsalltag kaum Raum dafür, um genau diese Fragen zu stellen oder die eigenen Ideen mit anderen zu diskutieren. Und weil das bei pressrelations auch so ist, haben wir Ende Juni ein neues Open Space-Format – den OPEN FRIDAY – ausprobiert, um einen offenen Raum für teamübergreifenden Austausch zu schaffen.
Ziel des OPEN FRIDAYS ist es, möglichst viele Mitarbeiter miteinander ins Gespräch zu bringen, damit sie ihr Wissen teilen, Ideen gemeinsam entwickeln und Ansätze zu Problemlösung erarbeiten – und so ein Gegengewicht zu klassischen Schulungen und teaminternen Meetings zu bilden. Im Fokus steht, die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen zu optimieren, Prozesse zu vereinfachen, Fachinformationen in anderem Format zu vermitteln und kontinuierlich Verbesserungen in den Arbeitsalltag einzubauen.
Wie funktioniert ein OPEN FRIDAY?
Der OPEN FRIDAY ist wie ein Mini-Barcamp aufgebaut. Für die Planung eines OPEN FRIDAY als Format des Open Space braucht es nicht viel: Es sollten lediglich ein wenig Zeit und Räume bereitstehen, um ein Zusammentreffen ermöglichen.
Auf einer Kick-Off Veranstaltung bekommen die Kollegen die Möglichkeit, ein Thema für einen einstündigen Kurz-Workshop vorzuschlagen, diesen allen Teilnehmern kurz vorzustellen und einen freien Raum-/Zeit-Slot auf dem Board auszuwählen.
Der OPEN FRIDAY verfolgt das Prinzip: Jeder darf teilnehmen, muss aber nicht bleiben, wenn er/sie feststellt, dass das Thema doch nicht passt.
Das erste Mal – wie war’s?
Die Angebote zu unserem ersten OPEN FRIDAY waren so vielfältig, dass direkt standortübergreifend (Berlin-Ulm-Hamburg-Düsseldorf) zehn Workshops zustande kamen. Um nicht allzu viele Workshops parallel laufen zu lassen, wurde kurzfristig im Einverständnis aller die geplante Pause zu Workshopzeit umgewandelt.
Um auch die, die nicht teilnehmen konnten, über die Ergebnisse des jeweiligen Workshops zu informieren, stellten die jeweiligen Initiatoren auf der Abschlussveranstaltungen die Ergebnisse vor.
Der Sonne sei Dank, dass wir im Anschluss – zumindest in Düsseldorf – gemeinsam auf der Dachterrasse grillen und uns weiter über die neuen Erfahrungen austauschen konnten.
Was hat uns der OPEN FRIDAY gebracht?
Zu allererst hat uns der OPEN FRIDAY viel Spaß gemacht und wir konnten direkt erleben, wie schnell Informationshürden überwunden werden konnten. Es hilft uns, Kollegen aus allen Teams – Lektorat, Key Account Management, Vertrieb, Marketing, Social Media, Analyse, Entwicklung, Media, Verwaltung und Geschäftsleitung – zusammenzubringen. So können Informationen in weniger formellem Rahmen viel einfacher fließen und es entsteht mehr Empathie für Teams, mit denen man vielleicht im Arbeitsalltag nicht so viele Berührungspunkte hat.
Überrascht hat uns, dass die Unverbindlichkeit der Teilnahme am OPEN FRIDAY, so schien es, zu einem größeren Engagement für die Themen führte, als in einem verpflichtenden Meeting.
Und nun?
Wir setzen fort. Sofort. Schon am 29. Juli geht es weiter mit dem #OPENFRIDAY!
