Wie stellen sich Unternehmen den digitalen Herausforderungen unserer Zeit und welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Unternehmenskommunikation? Im Interview spricht Dr. Kristin Jakobs, Head of Respiratory Communications bei Boehringer Ingelheim, über Erfahrungen und Lösungen und über die Rolle, die individuelle Pressespiegel dabei spielen.
pressrelations blog: Die digitale Transformation und die Personalisierung von Informationen gehören zu den großen Herausforderungen für Unternehmen. Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Kommunikationsstrategie von Boehringer Ingelheim?
Dr. Kristin Jakobs: Bei Boehringer Ingelheim stellen wir uns den Anforderungen, die sich aus einer veränderten Welt ergeben, aktiv. Eine Reihe von neuen Projekten insbesondere im Bereich der Digitalisierung sind bereits implementiert oder werden zukünftig eingeführt. Im Bereich der externen Kommunikation gehören wir im Pharmabereich schon seit vielen Jahren zu den Pionieren in der Nutzung der neuen Medien – also von Social Media Kanälen – die wir praktisch immer aktiv einbinden, um mit Patienten und auch Ärzten in einen Dialog zu treten.
Welche Aufgaben ergeben sich daraus z.B. auch mit Blick auf die interne Kommunikation und das Thema Employer Branding?
Auch in der internen Kommunikation gehen wir neue und moderne Wege. Neben unserem MyBI Intranet, das umfangreiche Informationen für Mitarbeiter anbietet, bieten wir direkte Chat Möglichkeiten an (“Skype For Business”) und auch ein internes Social Media Tool, genannt BIBuzz. Hier können Kollegen schnell und direkt Feedback geben, Fragen stellen, Meinungen einholen. Sehr viele Kollegen nutzen diese Möglichkeit der Social Collaboration ganz aktiv.
Laut einer Studie stehen bei vielen Unternehmen der Auf- und Ausbau des Intranets sowie der mobilen internen Kommunikation ganz oben auf der Prioritätenliste. Welche Strategie verfolgt Boehringer Ingelheim, um bei diesen Themen zukunftsfähig zu bleiben?
Unser Intranet wird laufend aktualisiert, es ist weltweit unser wichtigstes allgemeines Kommunikationstool für alle Mitarbeiter. Aus diesem Grund wird es auch regelmäßig an die veränderten Anforderungen und das veränderte Nutzerverhalten angepasst. Waren früher Arbeitsplätze relativ statisch und ortsgebunden, muss heute die gesuchte Information schnell auch unterwegs auf mobilen Endgeräten verfügbar sein. MyBI 2017, die nächste Generation unseres globalen Mitarbeiterportals, bietet weiter den zentralen Zugangspunkt zu allen relevanten Informationen, Anwendungen und Prozessen für BI-Mitarbeiter weltweit. Das neue Intranet ist schneller, moderner und einfacher. Die weltweite Einführung des Systems wurde im Frühjahr 2017 gestartet.
Generell geht der Trend zu mehr Flexibilität, immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause aus oder mobil von unterwegs – welche Lösungen nutzt Boehringer Ingelheim, um Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und aus unterschiedlichen Abteilungen einzubinden?
Unseren Mitarbeitern stehen eine Vielzahl von technischen Möglichkeiten zur Verfügung, um jederzeit und überall ganz flexibel arbeiten zu können und für unsere Kunden erreichbar zu sein. Moderne Möglichkeiten von Messenger-Diensten, IP-Telefonie, Chat Möglichkeiten spielen neben E-Mail eine zunehmend wichtigere Rolle.
Boehringer Ingelheim hat kürzlich den internen Medienspiegel neu ausgerichtet. Was ist das Besondere daran?
Schon seit vielen Jahren haben wir interessierten Kollegen die Möglichkeit angeboten, individuelle Medienspiegel zu erhalten und so zeitnah den Überblick über die Presseaktivitäten zu Boehringer und unseren Produkten zu haben. Das System war aber etwas in die Jahre gekommen und wir haben uns entschieden, es zusammen mit unserem Provider pressrelations zu modernisieren. Zwei Aspekte waren uns dabei besonders wichtig: zum einen die verbesserte Nutzbarkeit auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones von unterwegs, also eine höhere Flexibilität, und zum zweiten die Reduzierung von Prozessschritten und damit Schonung von Ressourcen. Die Analyse der wichtigsten täglichen Artikel und Online-Veröffentlichungen läuft schon seit langem über pressrelations – jetzt wird in dem Schritt ohne Umwege auch der tägliche Medienspiegel erstellt.
Boehringer Ingelheim verfolgt diesen Ansatz [Personalisierung des Pressespiegels] schon länger. Was sind Ihre Erfahrungen damit und was spricht dafür, den Empfängern die Wahlfreiheit bezüglich der Medienspiegelthemen zu lassen?
Ein Überblick über die Medienlandschaft ist für viele Arbeitsbereiche wichtig – aber es ist sicher nicht sinnvoll, die Zeit mit langen Recherchen nach den für den eigenen Bereich wichtigen „News“ zu verbringen. Durch das Angebot, den täglichen Medienspiegel für die eigenen Bedürfnisse zu individualisieren, wird die Menge an Information, sprich Artikel und Social Media Beiträge, auf ein vernünftiges Maß reduziert, es geht aber auch nichts verloren. Wenn beispielsweise ein Kollege ganz überwiegend an Presseberichten aus dem Animal Health Bereich interessiert ist, kann er alles andere abbestellen und sich auf das Thema konzentrieren. Er hat aber immer die Möglichkeit alle Artikel einzusehen, seine Auswahl zu ändern, die Häufigkeit der Zustellung zu verändern und so den Service individuell zu optimieren.
Welche Erfahrungen haben Sie bisher damit gemacht und wie ist das Feedback der Kolleginnen und Kollegen?
Die Erfahrungen mit dem neuen Medienspiegel waren ganz überwiegend positiv. Spannend war zu sehen, dass von den ursprünglich mehr als 3.000 registrierten Nutzern des alten Systems, nach der Umstellung am 1.4. zuerst nur knapp 1.400 User sich aktiv wieder angemeldet haben, viele Kollegen den Medienspiegel also vielleicht doch nicht für die Arbeit benötigten. Interessierte Kollegen melden sich aber zunehmend neu an und die Nutzerzahl steigt laufend. Natürlich gab es auch Umstellungsschwierigkeiten und die direkten Rückmeldungen der Kollegen haben uns sehr geholfen, das neue System ganz schnell weiter zu verbessern.
Was war die größte Herausforderung bei der Implementierung dieses neuen Medienspiegel-Formats?
Die größte Herausforderung war sicher, aus einem seit Jahren gewachsenen und durch ständige kleine Anpassungen persönlich zugeschnittenen Produkt einen ansprechenden, automatisierten und dennoch individualisierten Service zu schaffen. Dieser neue Medienspiegel erfüllt hohe Anforderungen. Teilweise mussten vormals liebgewonnene Spezialservices abgeschafft werden, um ein besseres Ganzes zu schaffen. Und natürlich bedeutet ein neues System auch immer ein gewisses Umlernen. Wir hoffen aber, dass wir allen bisherigen Nutzern und natürlich auch allen zukünftig interessierten Kollegen den Einstieg so einfach wie möglich gemacht haben.
Welche Trends für die Unternehmenskommunikation werden aus Ihrer Sicht in Zukunft weiter an Bedeutung erlangen?
Das ist ein großes Thema. Allgemein wird die Technik weiter Einzug halten und beispielsweise Bots und automatisierte, aber dennoch individuelle Kommunikationskonzepte zunehmen.
Vielen Dank für das Gespräch!
