Exzellenz – Wie können Unternehmen Perfektion realisieren?

Zum Begriff Exzellenz gibt es bei Wikipedia keinen Eintrag. Wo also suchen? Ganz oldschool im Duden nachschlagen? Etwas ist exzellent, wenn es außergewöhnlich gut ist – das lässt sich nach allgemeinem Verständnis auch ohne Duden sagen. Doch welche Rolle spielt Exzellenz im Hinblick auf eine Organisation? Die Coaches von pressrelations sind dieser Frage auf den Grund gegangen.

Ausgangspunkt war ein Fragenkatalog, der die Kernaspekte der Exzellenz-Frage gezielt fokussiert und jedem Team die Möglichkeit gab, das Thema von mehreren Seiten zu beleuchten. Der Katalog bestand aus den folgenden fünf Fragen:

• Wie sieht für dich ein erstrebenswertes Bild von pressrelations aus, in dem wir exzellente Arbeit leisten?
• Wo erlebst du in deiner täglichen Arbeit bereits ein hohes Maß an Qualität? Worauf bist du stolz?
• Was können wir als Firma besser machen?
• Was können andere Teams (Key Account, andere Kundenteams, Geschäftsleitung, Media-Team, Coaches, …) anders machen, was deine Arbeit oder die deines Teams bereichern würde?
• Was kannst du und was kann dein Team verändern, um sich weiterzuentwickeln?

Der Katalog wurde in Meetings und Retroformaten innerhalb der letzten Quartale besprochen. Jedes Unternehmensmitglied bekam die Chance, seine Überlegungen zunächst für sich und dann in der Teamdiskussion zu formulieren. Diese wurden in einem Online-Tool gesammelt und ausgewertet. Erste Ergebnisse wurden in einer Infoveranstaltung vorgestellt.

So unterschiedlich die Aufgabenfelder vieler Teams sind, so unterschiedlich sind auch die Vorstellungen, Wünsche und Überlegungen zum Thema Exzellenz. Von Aufzählungen der Missstände bis hin zu durchidealisierten Zukunftsvisionen waren alle Meinungen und Wahrnehmungen vertreten. Dennoch sollen einige Aussagen, die besonders hervorstanden, im Folgenden thematisiert werden.

„Der kleine Mann hat in der Firma auch das Wort.“

Diese Zwischenheadline ist ein direktes Zitat aus der Umfrage. Unternehmensweit wurde die Kommunikation innerhalb der Teams als durchweg positiv bewertet. Wenn hierdurch ein offenes Verhältnis erfahren werden kann, flache Hierarchien gelebt werden und eine Ansprechbarkeit gewährleistet wird, dann sind auch die Hemmungen, sich einzubringen, für die Mitarbeiter sehr niedrig.

In teamübergreifenden Formaten werden Belange aus den Teams und dem Unternehmen platziert, mit der Bitte, Stellung zu beziehen. Dadurch werden die Chancen maximiert, Lösungen zu finden, die auf den Meinungen und Empfindungen der Mitarbeiter basieren und dementsprechend auch mitgetragen werden.

„Wir sind gute Leute, immer bereit, einem Kollegen in einer schwierigen Zeit zu helfen und ihn zu unterstützen. Wir arbeiten sehr professionell.“

Der Wissenstransfer und die Kommunikation über die eigenen Teamgrenzen hinaus sind zwei zentrale Aspekte, die forciert werden müssen. Nur Sprechenden kann geholfen werden – wenn ich weiß, wen ich im Unternehmen ansprechen kann, um Informationen zu bekommen, bin ich in der Lage, selbstorganisiert Lösungen zu finden. Kommunikation auf Augenhöhe ist hierfür eine grundlegende Voraussetzung. Eine oberste Devise, die im Kern besagt, dass jeder seine Arbeit nach bestem Wissen erledigt, ist zusammen mit Regeln einer konstruktiven Kommunikationskultur wichtig, um die unternehmensweite Zusammenarbeit zu vereinfachen. Im alltäglichen Stress, befeuert von Deadlines und zahlreichen Terminen, ist das gar keine leichte Anforderung. Das ist jedoch kein Grund, sich diese Aspekte nicht fortlaufend zu vergegenwärtigen.

„Enthusiastische und proaktive Menschen sind der Schlüssel zu Exzellenz.”

Human Resources ist ein nahezu gestriges Wort, wenn man bedenkt, dass Unternehmen sich der Potenziale ihrer Mitarbeiter immer mehr bewusst werden müssen. Abgesehen von Zahlen und Fakten haben Schwerpunkte und Rollen in Teams eine höhere Priorität als bloße Stundenzahlen, verwendet auf genau eine Tätigkeit. Mal davon abgesehen, dass sich durch komplexe Anforderungen eine strikte Abgrenzung des eigenen Tätigkeitsfeldes kaum realisieren lässt, beschränkt es die Mitarbeiter immens in ihrem Wirkungsfeld. „Ich darf das nicht, das liegt in einem anderen Zuständigkeitsbereich“ ist eine Einstellung, die Grenzen forciert und ein Ausprobieren unmöglich macht. Ein Entdecken von eigenen Stärken und Talenten sowie interne Weiterbildung sind wichtige Parameter, um Zufriedenheit im Unternehmen herzustellen.

„Never Change a Running System.“

Wenn sich alles in einem ständigen Prozess befindet, wie kann dann ein gesundes Verhältnis zwischen Kontinuität und Veränderung entstehen? Wie kann ich mich orientieren, wenn ich nicht weiß, womit mein Tag startet und wann, wie und oder mit wem er endet? Für die Mitarbeiter ist es wichtig, dass eine Basis existiert, von der aus agiert werden kann. Eine eindeutige Teamzugehörigkeit ist daher unerlässlich. Nur weil viele Bereiche offen sind, darf es nicht bedeuten, dass es keine Eindeutigkeiten gibt. Wenn ich eine Basis habe, kann ich von dieser aus freier agieren, als es ohne Grundpfeiler möglich wäre. Dabei ist eine ausgeglichene Aufgabenverteilung mit Schwerpunkt auf die Rollen im Team sowohl stärkend für das Teamgefüge, als auch für die Gewährleistung einer Planbarkeit – auch wenn es darum geht, Raum und Zeit zu schaffen, um über die Teamgrenzen hinauszublicken.

„Das lief super und zu unserer vollsten Zufriedenheit.“

Wenn eine funktionierende Organisationsstruktur auch über die Unternehmensgrenzen hinaus erfahrbar wird, dann ist ein guter Teil des Exzellenz-Ideals bereits erreicht. Eine Unternehmens-DNA, die sich auch in der Außenwirkung erfolgreich und gewinnbringend widerspiegelt, bietet eine verlässliche Orientierung auch auf Kundenseite und schafft Vertrauen. Exzellenz ist nur dann wirklich exzellent, wenn sie auch auf Kundenseite wahrgenommen wird.

Um die Titelfrage zu beantworten, wie Unternehmen Perfektion realisieren können: Ideale wie dieses sind erstrebenswerte Zustände, die man nur schwer abbilden kann, die es jedoch gleichzeitig nicht aus den Augen zu verlieren gilt. Exzellenz kann nur dann erreicht werden, wenn darauf hingearbeitet wird – der Weg ist das Ziel. Das ist am Ende herrlich einfach und für jedes Unternehmen nachvollziehbar.